Gratis værktøj. Ingen e-mail, intet gemmes.

Hvilken arbejdsgang skal I automatisere først?

De fleste automatiseringsprojekter vælger den forkerte. Den, der irriterer mest, eller den, nogen så en demo af. Ikke den, der både koster mest og er stabil nok at bygge efter. Auditen her skiller de to ting ad, for det er dem, der afgør, om en automatisering holder.

Gevinsten

Hvor mange timer om året arbejdsgangen æder, og hvad de timer koster til jeres timepris. En opgave, der kommer 25 gange om ugen og tager 12 minutter, er 225 timer om året. Det er det tal, der er værd at diskutere. Ikke om værktøjet er imponerende.

Paratheden

Om processen er den samme hver gang, om den er skrevet ned, og om nogen ville eje den, når den kører. En arbejdsgang kan være en formue værd og stadig umulig at bygge i denne måned.

Skadesomfanget

Hvad der sker, hvis den leverer et forkert resultat, og ingen opdager det. Det udelukker aldrig en arbejdsgang. Det afgør, om et menneske skal godkende resultatet, før det forlader huset.

Tre almindelige arbejdsgange er udfyldt som eksempler. Ret i dem, slet dem, og tilføj jeres egne.

Løn plus pension, feriepenge og overhead. Bruges til at gøre timer til kroner. Arbejdsåret regnes som 45 uger.

kr./time
Hvor ens er den fra gang til gang?
Er den skrevet ned?
Hvis den leverede et forkert resultat
225 timerom året, 78.750 kr.
Parathed 83/100
Byg denne først

Stor nok til at betyde noget og stabil nok at bygge efter. Det er her en automatisering tjener sig hurtigst hjem.

Hvor ens er den fra gang til gang?
Er den skrevet ned?
Hvis den leverede et forkert resultat
113 timerom året, 39.375 kr.
Parathed 45/100
Ret processen først

Gevinsten er reel, men processen er ikke ens nok eller beskrevet godt nok til at bygge efter endnu. Kør den manuelt på samme måde tre gange og skriv ned, hvad I faktisk gjorde. Det er et par ugers arbejde, ikke et projekt, og det er forskellen på en automatisering der holder og en der knækker i måned to.

Hvor ens er den fra gang til gang?
Er den skrevet ned?
Hvis den leverede et forkert resultat
270 timerom året, 94.500 kr.
Parathed 20/100
Ret processen først

Gevinsten er reel, men processen er ikke ens nok eller beskrevet godt nok til at bygge efter endnu. Kør den manuelt på samme måde tre gange og skriv ned, hvad I faktisk gjorde. Det er et par ugers arbejde, ikke et projekt, og det er forskellen på en automatisering der holder og en der knækker i måned to.

Når den bygges, skal et menneske godkende resultatet, før det går ud.

Hvad auditen siger

608timer om året på tværs af arbejdsgangene
212.625 kr.i medarbejdertid, til 350 kr. i timen
1klar til at bygge nu, med 225 timer (78.750 kr.)

Én arbejdsgang leverer resultater, der er dyre at få forkert og svære at fange. Den bygges med et menneske, der godkender, før noget går ud. Ikke uden opsyn.

Tag auditen med jer

Kopiér den som ren tekst. Den er jeres. Send den til revisoren, læg den i en mail, eller giv den til den udvikler, I ender med at tale med.

ARBEJDSGANG-AUDIT
Antaget timepris: 350 kr./time. Arbejdsår: 45 uger.

Samlet tid på arbejdsgangene herunder: 608 timer om året (212.625 kr.).

1. Besvare nye henvendelser: Byg denne først
   25 gange om ugen, 12 min pr. gang = 225 timer om året (78.750 kr.)
   Parathed 83/100. Samme trin hver gang. Skrevet ned, men følges ikke rigtigt. Har en ejer.
   Hvis den går galt: opdages med det samme, billigt at rette.

2. Skrive tilbud: Ret processen først
   8 gange om ugen, 45 min pr. gang = 270 timer om året (94.500 kr.)
   Parathed 20/100. Forskellig hver gang. Sidder i hovedet på nogen. Har en ejer.
   Hvis den går galt: dyrt, og kan gå ubemærket i måneder. Kræver et menneskeligt godkendelsestrin.

3. Rykke for ubetalte fakturaer: Ret processen først
   10 gange om ugen, 15 min pr. gang = 113 timer om året (39.375 kr.)
   Parathed 45/100. Samme trin hver gang. Sidder i hovedet på nogen. Ingen klar ejer.
   Hvis den går galt: bliver opdaget inden for en uge.

Auditen er den nemme del.

At vide, hvilken arbejdsgang der skal bygges, er noget værd. At få den bygget, så den holder, når leverandøren ændrer sin formular, er mere værd.

Den første arbejdsgang, der får Byg denne først, kan som regel bygges på ét klippekort: 20 timer for 12.000 kr.

Send auditen til os, så ringer vi og gennemgår den med jer. Det forpligter ikke til noget.

Vi bruger oplysningerne til at ringe jer op om auditen, ikke til andet. Læs mere i privatlivspolitikken.

Spørgsmål

Skal jeg give jer min e-mail for at bruge den?

Nej. Intet sendes nogen steder hen, intet gemmes, og der er ingen download-gate. Auditen kører i din browser, og kopiér-knappen lægger resultatet på dit udklipsholder. Vil du tale med os bagefter, kan du, men værktøjet er ikke en formular i forklædning.

Hvad tæller som én arbejdsgang?

En række trin med en start og en slutning, der giver ét resultat. Fra en henvendelse til en booket opgave, eller fra en færdig opgave til en betalt faktura. Kan du ikke sige, hvordan færdig ser ud, er det nok to arbejdsgange.

Hvorfor siger den 'ret processen først' om en arbejdsgang, der er mange penge værd?

Fordi en automatisering kun kan være lige så ens som den proces, den kopierer. Gør tre personer den samme opgave på tre måder, kommer automatiseringen til at indbygge den ene og stille ødelægge de to andre. Kør den manuelt på samme måde tre gange og skriv ned, hvad I gjorde. Det er typisk et par ugers arbejde, og det er det, der får automatiseringen til at holde.

Betyder et højt skadesomfang, at jeg ikke skal automatisere?

Nej. Det betyder, at et menneske skal godkende resultatet, før det går til en kunde. Mange af de mest værdifulde automatiseringer i en virksomhed er udkast-og-godkend, ikke fuldt ubemandede. Det er en designbeslutning, ikke en fiasko.

Hvad gør jeg med resultatet?

Kopiér det ud og brug det. Det er et afgrænset udgangspunkt, du kan give til enhver udvikler, tage med til revisoren eller bruge til at argumentere internt. Det er bevidst flytbart. Et scope, der kun giver mening for det bureau, der skrev det, er et salgsdokument, ikke et scope.