Gratis værktøj. Ingen e-mail, intet gemmes.
De fleste automatiseringsprojekter vælger den forkerte. Den, der irriterer mest, eller den, nogen så en demo af. Ikke den, der både koster mest og er stabil nok at bygge efter. Auditen her regner ud, hvor hurtigt hver arbejdsgang er tjent hjem, og spørger til det, der ikke står i regnskabet: opgaverne ingen gider, dem I ikke kan skaffe folk til, og dem der altid bliver udskudt.
Hvor mange timer en automatisering realistisk sparer, og hvor hurtigt det betaler byggeprisen tilbage. En opgave, der kommer 25 gange om ugen og tager 12 minutter, æder 225 timer om året, og cirka 180 af dem kan spares. Tjent hjem inden for et år er værd at bygge.
Om processen følger de samme trin hver gang, om den er skrevet ned, og om nogen ville eje den, når den kører. Plus om det er en opgave, I mangler hænder til, ingen gider eller altid udskyder, for den vil alle gerne af med. En arbejdsgang kan være en formue værd og stadig umulig at bygge i denne måned.
Hvad der sker, hvis den leverer et forkert resultat, og ingen opdager det. Det udelukker aldrig en arbejdsgang. Det afgør, om et menneske skal godkende resultatet, før det forlader huset. Og dyre fejl er ofte grunden til at automatisere: et tjek, der fanger den forkerte pris, før tilbuddet går ud.
Tre almindelige arbejdsgange er udfyldt som eksempler. Ret i dem, slet dem, og tilføj jeres egne.
Løn plus pension, feriepenge og overhead, og for mester også den tid, der ikke bliver brugt ude på en opgave. Hver arbejdsgang regnes til prisen for den, der gør den. Arbejdsåret regnes som 45 uger.
Tjent hjem på ca. 7 måneder
Tjent hjem på ca. 7 måneder, inden for det første år. Ingen gider sidde med den. Den slags opgaver slider på arbejdsglæden, og det er sjældent dem, der holder på de gode folk. Processen er stabil nok at bygge efter.
Regn med ca. 20 timer om året til vedligehold, når den kører.
Tjent hjem på ca. 10 måneder
Når processen er ens, er den tjent hjem på ca. 10 måneder. Den bliver altid udskudt, og udsættelsen koster noget, der ikke står i timeregnskabet: en kunde der venter, eller penge der står ude. Men den er ikke ens nok eller beskrevet godt nok til at bygge efter endnu. Kør den manuelt på samme måde tre gange og skriv ned, hvad I faktisk gjorde. Det er et par ugers arbejde, ikke et projekt, og det er forskellen på en automatisering der holder og en der knækker i måned to.
Regn med ca. 20 timer om året til vedligehold, når den kører.
Tjent hjem på ca. 5 månederMed 40.000 kr. om året fra 4 ekstra vundne opgaver, jeres skøn
Tjent hjem på ca. 5 måneder. Inden for et halvt år er der ikke meget at tænke over. Regnet med 40.000 kr. om året fra ekstra vundne opgaver (4 à 10.000 kr. i dækningsbidrag). Det er jeres eget skøn; timerne alene tager ca. 6 måneder. Det er en opgave, I har svært ved at skaffe hænder til, så hver time den ikke æder, er en time I ikke skal rekruttere til. Fejl her er dyre og svære at få øje på, og det er en god grund til at automatisere: automatiseringen tjekker resultatet, fx om prisen afviger fra det normale, og et menneske godkender det, før det forlader huset.
Regn med ca. 20 timer om året til vedligehold, når den kører.
Oven i timerne kommer jeres skøn over ekstra vundne opgaver: 40.000 kr. om året i dækningsbidrag. Det er ikke målt, men det er ofte der, den største gevinst ligger.
Blandt arbejdsgangene her: én er svær at skaffe hænder til, én gider ingen sidde med og én bliver altid udskudt. Det er ofte her, arbejdsglæden forsvinder, og her travlheden rammer først. Det tæller med i paratheden, for en opgave, alle gerne vil af med, er lettere at få til at køre.
Én arbejdsgang leverer resultater, der er dyre at få forkert og svære at fange. Den bygges med et menneske, der godkender, før noget går ud. Ikke uden opsyn.
Tallene er før drift. Regn med ca. 20 timer om året til vedligehold af hver automatisering, fordi systemerne omkring den ændrer sig.
Kopiér den som ren tekst. Den er jeres. Send den til revisoren, læg den i en mail, eller giv den til den udvikler, I ender med at tale med.
ARBEJDSGANG-AUDIT Timepriser: kontoret 250, en svend 400, mester 550 kr./time. Arbejdsår: 45 uger. Tilbagebetalingen er regnet med et forsigtigt estimat på byggeprisen. Regn med ca. 20 timer om året til vedligehold af hver automatisering. Det er ikke trukket fra. Samlet tid på arbejdsgangene herunder: 645 timer om året. Realistisk sparet ved at automatisere dem: 476 timer om året (171.525 kr.). Plus jeres skøn over ekstra vundne opgaver: 40.000 kr. om året i dækningsbidrag. 1. Skrive tilbud: Byg denne først 8 gange om ugen, 45 min pr. gang = 270 timer om året i dag (mester selv, 550 kr./time) Realistisk sparet: 176 timer om året (96.525 kr.). Plus 40.000 kr. fra 4 ekstra vundne opgaver à 10.000 kr. (jeres skøn). Tjent hjem på ca. 5 måneder. Også: Svær at skaffe hænder til. Tæller med i paratheden. Parathed 70/100. Har en ejer. Følger den de samme trin hver gang? Nej, vi finder ud af det undervejs. Kan en ny kollega gøre den uden at spørge? Nej, det sidder i hovedet på én. Hvis den laver en fejl: koster rigtige penge og kan gå ubemærket. Kræver et menneskeligt godkendelsestrin. 2. Besvare nye henvendelser: Byg denne først 25 gange om ugen, 12 min pr. gang = 225 timer om året i dag (kontoret, 250 kr./time) Realistisk sparet: 180 timer om året (45.000 kr.). Tjent hjem på ca. 7 måneder. Også: Ingen gider sidde med den. Tæller med i paratheden. Parathed 93/100. Har en ejer. Følger den de samme trin hver gang? Ja, kun kunden og tallene skifter. Kan en ny kollega gøre den uden at spørge? Der er en skabelon, men man må spørge. Hvis den laver en fejl: ses med det samme og rettes på to minutter. 3. Rykke for ubetalte fakturaer: Ret processen først 10 gange om ugen, 20 min pr. gang = 150 timer om året i dag (kontoret, 250 kr./time) Realistisk sparet, når processen er ens: 120 timer om året (30.000 kr.). Tjent hjem på ca. 10 måneder. Også: Bliver altid udskudt. Tæller med i paratheden. Parathed 55/100. Ingen klar ejer. Følger den de samme trin hver gang? Ja, kun kunden og tallene skifter. Kan en ny kollega gøre den uden at spørge? Nej, det sidder i hovedet på én. Hvis den laver en fejl: kunden eller vi opdager det inden for en uge.
At vide, hvilken arbejdsgang der skal bygges, er noget værd. At få den bygget, så den holder, når leverandøren ændrer sin formular, er mere værd.
Den første arbejdsgang, der får Byg denne først, bygges typisk på to til fire klippekort à 20 timer for 12.000 kr.
Send auditen til os, så ringer vi og gennemgår den med jer. Det forpligter ikke til noget.
Nej. Intet sendes nogen steder hen, intet gemmes, og der er ingen download-gate. Auditen kører i din browser, og kopiér-knappen lægger resultatet på dit udklipsholder. Vil du tale med os bagefter, kan du, men værktøjet er ikke en formular i forklædning.
En række trin med en start og en slutning, der giver ét resultat. Fra en henvendelse til en booket opgave, eller fra en færdig opgave til en betalt faktura. Kan du ikke sige, hvordan færdig ser ud, er det nok to arbejdsgange.
Fordi en automatisering kun kan være lige så ens som den proces, den kopierer. Gør tre personer den samme opgave på tre måder, kommer automatiseringen til at indbygge den ene og stille ødelægge de to andre. Kør den manuelt på samme måde tre gange og skriv ned, hvad I gjorde. Det er typisk et par ugers arbejde, og det er det, der får automatiseringen til at holde.
Vi tager den tid, arbejdsgangen æder i dag, og regner med, at en automatisering fjerner 50 til 80 procent af den. Mest når processen følger de samme trin hver gang, mindst når nogle af trinene kræver en vurdering, fordi det er vurderingerne, der bliver hos mennesket, og 15 procentpoint mindre når et menneske skal godkende resultatet. Byggeprisen kan ikke regnes præcist ud fra et par spørgsmål, så vi bruger et bevidst forsigtigt estimat og viser kun, hvornår den er tjent hjem. Er det inden for et år, er den værd at bygge. Drift er ikke trukket fra; regn med cirka 20 timer om året til vedligehold.
Fordi kronerne ikke er hele regnestykket. En opgave, I ikke kan skaffe hænder til, en ingen gider sidde med, eller en der altid bliver skubbet til næste uge, koster på arbejdsglæde, på fastholdelse og på kunder, der venter. De tæller med i paratheden, fordi en opgave, alle gerne vil af med, er lettere at få til at køre: der er en, der skubber på, og ingen, der holder fast i den gamle måde. 15 point for en opgave, I ikke kan skaffe hænder til, 10 for en, ingen gider, og 5 for en, der altid bliver udskudt.
Der ligger værdien ikke i de sparede timer, men i de opgaver, I ellers ville have tabt. Sæt kryds ved 'Kan den vinde jer flere opgaver?', og skriv, hvor mange ekstra opgaver om året I tror på, og hvad I tjener på en. Udgangspunktet er fire om året à 10.000 kr. i dækningsbidrag, bevidst lavt. Tallet står for sig selv ved siden af timerne, så det er tydeligt, at det er jeres skøn.
Nej. Det betyder, at et menneske skal godkende resultatet, før det går til en kunde. Mange af de mest værdifulde automatiseringer i en virksomhed er udkast-og-godkend, ikke fuldt ubemandede. Det er en designbeslutning, ikke en fiasko. Tværtimod tæller dyre fejl op i paratheden (5 point, hvis de først opdages inden for en uge, 10, hvis de koster rigtige penge), for den, der har sendt et tilbud med en forkert pris, vil gerne have en automatisering, der tjekker det, før det går ud.
Kopiér det ud og brug det. Det er et afgrænset udgangspunkt, du kan give til enhver udvikler, tage med til revisoren eller bruge til at argumentere internt. Det er bevidst flytbart. Et scope, der kun giver mening for det bureau, der skrev det, er et salgsdokument, ikke et scope.